ก่อนนอนนั้นนอนไม่หลับเพราะในหัวนั้นกังวลว่างานในวันพรุ่งนี้มันเยอะซะเหลือเกินแล้วก็คิดวนไปว่าจะทำไม่ทัน ต้องปรึกษาใคร เราควรจะทำอย่างไร ทำให้เกิดความกังวลมากมายจนคืนนั้นนอนไม่หลับในคืนนั้น

เมื่อตื่นเช้าขึ้นมาก็สงสัยเราควรจะเริ่มทำอะไรก่อนเป็นอันดับแรก

พอไปถึงที่ทำงาน เพื่อนในทีมก็ขอให้ช่วยรีวิวงานหน่อย หัวหน้างานก็สั่งงานใหม่เข้ามาเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังมีงานนอก งานadhoc เข้ามาระหว่างวัน

พอเงยหน้าขึ้นมาก็พบว่าหมดเวลาทำงานแล้ว ปรากฏว่างานที่ทำอยู่นั้นไม่เสร็จเป็นชิ้นเป็นอันสักอย่าง รู้สึกว่าตัวเองนั้นไม่มีประสิทธิภาพในการทำงาน รู้สึกผิดหวังในตัวเอง

นอกจากนี้ยังมีงานส่วนตัวที่ยังไม่ได้ทำอีกเพราะทำงานหลักจนลืมงานสำคัญส่วนตัวของตัวเองไป

ผมเชื่อว่าหลายๆคนคงน่าจะเคยเจอปัญหาเหล่านี้ซึ่งแน่นอนผมก็เคยเจอปัญหาเหล่านี้เหมือนกันครับ และในวันนี้ผมจะนำ 5 เทคนิค ในการจัดการปัญหาเหล่านี้มาฝากนะครับซึ่งเรียกว่าการทำ To Do List ครับ

ทำไมเราควรถึงทำ To Do List เป็นอันดับแรกตอนตื่นนอน? 

จากปัญหาที่กล่าวไปทั้งหมดในตอนต้นสามารถแก้ปัญหาได้โดยการทำ To Do List ตอนเช้าครับ 

1.ก่อนนอนไม่หลับเพราะคิดเยอะในเรื่องงาน เราสามารถทำ To Do List ออกมาในกระดาษแล้วนอนหลับได้สบายเพราะเราได้จดสิ่งที่เรากังวลใส่กระดาษไปแล้ว เมื่อเราตื่นขึ้นมาแล้วก็หยิบกระดาษแผ่นนั้นขึ้นมาดูแล้วจะจำได้ก็จะไม่กังวลว่าจะลืมแล้วครับ 

2.งานระหว่างวันเข้ามามากมาย เราสามารถทำ To Do List เขียนงานทั้งหมดในวันนั้นแล้วสามารถจัดความสำคัญว่างานไหนเร่งด่วนหรือไม่เร่งด่วนทำให้เราสามารถเรียงลำดับงานได้ว่าควรจะเริ่มทำงานไหนก่อน ในเวลาที่จำกัดในวันนั้น

3.งานส่วนตัวที่ลืมก็จะไม่ลืมครับเพราะ เราได้ทำ To Do List เขียนทั้งงานหลักและงานประจำไว้หมดแล้ว

เริ่มพอเห็นภาพแล้วใช่ไหมครับว่าแค่นี้ To Do List ก็มีประโยชน์สามารถแก้ปัญหาให้เรา ณ เบื้องต้นได้หมดแล้ว จากนี้ To Do List ยังมีประโยชน์อย่างอื่นอีก 

4.To Do List ทำให้เรามองเห็นภาพของการทำงานทั้งวัน

To Do List คือรายการงาน หน้าที่ ภารกิจทั้งหมดที่ต้องทำใน 1 วัน พูดง่ายๆ ว่าแค่เราเขียนออกมาก็มองเห็นภาพการทำงานของวันนี้ทั้งวันขึ้นในหัว เราจะเรียกสิ่งนี้ว่าเป็นการฝึกถึง “ภาพความสำเร็จ” ก็ได้

หากเปรียบ To Do List ก็เปรียบเสมือน “พิมพ์เขียวสำหรับการทำงานใน 1 วัน” ไม่มีใครสร้างบ้านโดยไม่มีพิมพ์เขียว แต่คนที่ทำงานโดยไม่ได้เขียนพิมพ์เขียวก่อนมีมากมายเหลือเกิน การทำเช่นนี้คือการทำงานแบบ “ไม่มีแผน” ทำให้เราลืมทำงานสำคัญ สุดท้ายก็อาจส่งงานไม่ทันเส้นตายและต้องทำงานล่วงเวลา

เพียงแค่ใช้เวลา 1-2 นาที เขียน To Do List เราก็จะเห็นงานทั้งหมดที่ต้องทำใน 1 วัน ทำให้เราวางแผนเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพียงแค่ทำหรือไม่ทำ To Do List ก็มีผลให้ประสิทธิภาพทำงานต่างกันมาก

5. To Do List ทำให้เราไม่เสียสมาธิ

คนที่ไม่เขียน To Do List เมื่อทำงานหนึ่งจะคิดว่า “ต้องทำอะไรต่อนะ” ช่วงเวลานั้นสมาธิในการทำงานที่มีอยู่จะถูก Reset เป็นศูนย์ การจะรวบรวมสมาธิกลับมาได้นั้นต้องใช้เวลาหลายนาที เท่ากับเราจะเสียเวลาไปเปล่าๆ ทุกครั้งที่ทำงานหนึ่ง เสร็จ

เพียงแค่มี To Do List เมื่อเราหันไปดูแค่ 1 วินาที ก็รู้แล้วว่าต้องทำงานอะไรต่อไป ทำให้เราส่งไม้ผลัดให้กับงานต่อไปทั้งที่ยังมีสมาธิ และคงความเร็วไว้ได้

6. To Do List ทำให้เราลดความผิดพลาดให้เป็นศูนย์

เวลามีงานซ้อนกันเข้ามามากมายก็มักเกิดความผิดพลาด เช่น ลืมเวลาเขาประชุม ลืมเส้นตายที่ต้องส่งเอกสารได้ง่าย แต่ใน To Do List จะมีเขียนงานและกำหนดการที่สำคัญของวันนั้นเอาไว้ หากเราทำงานไปและคอยดู To Do List ไปด้วยจะช่วย “ลดความผิดพลาดให้เป็นศูนย์”

การอาศัยแต่ความจำของตัวเองเป็นสาเหตุของความผิดพลาด แทนที่จะใช้แค่ “ความจำ” หากเราทำงานโดยใช้ “To Do List” ไปด้วยจะช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานได้

7. To Do List เพิ่มปริมาณ Working Memory และประสิทธิภาพในการทำงาน

ปริมาณข้อมูลที่สมองของคนเราจัดการได้ในแต่ละครั้ง (Working Memory) นั้นมีอยู่จำกัด สมองจัดการข้อมูลต่างๆ พร้อมกันได้ราว 3 อย่างเท่านั้น หากเรามีกำหนดการหรือคิดเรื่องมากมายในหัว สมองมักตกอยู่ในสภาพหยุดทำงาน

ไปหลายคนคิดว่าอาจจะไม่รู้สึกนะครับ แต่เมื่อภายในหัวของเราอยู่ในสภาพ “นั้นก็ต้องทำ นี่ก็ต้องทำ” ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงอย่างเห็นได้ชัด การเขียนทุกอย่าง เช่น “งานที่ต้องทำ” “กำหนดการ” “งานที่ยังค้างอยู่” ลงไปใน To Do List จะทำให้เราใช้ Working Memory ได้อย่างเต็มที่ ทุ่มเทสมาธิทั้งหมดให้กับงานตรงหน้า ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นมาก

ตอนเช้าเวลาผมหันหน้าเข้าโต๊ะเพื่อเริ่มทำงาน มีสิ่งหนึ่งที่ผมต้องทำเป็นอย่างแรก นั่นคือ “เขียน To Do List” 2-3 ชั่วโมงหลังตื่นนอนคือ “เวลาทองของสมอง” เป็นช่วงเวลาที่เราจะมีสมาธิได้มากที่สุดของวัน การที่ผมใช้เวลาอันมีค่านี้ “เขียน To Do List” ก่อนเริ่มทำงานเป็นเพราะผมเชื่อว่านี่คือ “งานที่สำคัญที่สุด” ของแต่ละวันคราวนี้เราเริ่มเห็นประโยชน์ของ To Do List และใช่ไหมครับและผมจะนำ 5 เทคนิคการทำ To do list ให้มีประสิทธิภาพ เพื่อชีวิตที่ดีขึ้น มาเล่าให้ฟังครับ

5 เทคนิคในการทำ To Do List ให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคข้อที่ 1 ของการทำ To Do List คือ เขียนงานที่ต้องทำออกมาให้หมด

“อย่าให้สมองจำ เขียนออกมาให้หมด” อย่างที่ได้กล่าวไปตอนแรกครับว่า การเก็บสิ่งที่ต้องทำไว้ในหัวมันเรากังวลและยังทำให้ลดประสิทธิภาพการทำงานของเราด้วย 

สำหรับ To Do List สิ่งที่ต้องเขียนออกมานั้น ที่เราเขียนออกมาทั้งหมดเป็นข้อๆ ไม่ว่างานนั้นจะเล็กน้อยเท่าไหร่ก็ตาม ไม่ต้องกังวลว่าอะไรสำคัญหรือไม่สำคัญ ให้เขียนออกมาทั้งหมดก่อนครับ

ถ้าเรายังนึกไม่ออกว่าจะต้องทำอะไรให้ลองนึกถึงเรื่อง งานหลัก ก่อน  เช่น วันนี้มีรายงานที่ต้องทำ มีงานนำเสนอกับผู้ใหญ่ ต้องหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสักที่ แต่ละอย่างมีรายละเอียดที่ต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้งานนั้นสำเร็จได้ด้วยดี 

จากนั้นให้มานึกถึง งานส่วนตัว เช่นงานบ้านที่ต้องทำวันนี้ ต้องไปธนาคาร ต้องจัดการดูแลคนในครอบครัว การพัฒนาตัวเอง เป็นต้น

สิ่งที่อยากแนะนำนะครับคือการเขียน To Do List อยากให้เป็นสิ่งที่เราอ่านแล้วสามารถทำได้เลยตัวอย่างเช่น 

ทำรายงาน เขียนว่า ทำรายงาน Daily Aging Stock

เตรียมข้อมูลนำเสนอผู้บริหาร เขียนว่า ศึกษาข้อมูลตลาดรถยนต์คู่แข่งเพื่อเสนอผู้บริหาร 

การพัฒนาตัวเองให้ เขียนว่า อ่านหนังสือการเงินพ่อรวยสอนลูก 30 นาที

การจัดการดูแลคนในครอบครัว เขียนว่า สอนหนังสือลูกทำการบ้านที่คุณครูให้มาวันนี้

เมื่อคุณอ่านประโยคเหล่านี้ คุณจะไม่ต้องคิดเลยว่าควรทำอะไร สามารถลุยงานอื่นต่อได้เลย!

เทคนิคข้อที่ 2 ของการทำ To Do List คือ จัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด

เมื่อคุณได้เขียนงานที่ต้องทำออกมาทั้งหมดแล้ว คุณจะเริ่มเห็นภาพรวมว่างานที่ต้องทำเนี่ยมีเต็มไปหมดเลย วิธีการต่อไปก็คือจัดลําดับความสําคัญของงานทั้งหมดครับ วิธีการง่ายๆคือ ลองกำหนดว่างาน ไหนที่ต้องทำวันนี้ ในสัปดาห์นี้ ในเดือนนี้ หรือเวลาว่าง 

การทำแบบนี้นอกจากจะเป็นการทำให้เราสบายใจแล้ว ยังทำให้ไม่หลงลืมและไม่ผิดพลาดอีกด้วย โดยการแบ่งลำดับความสำคัญของงานนั้นสามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท คือ 

• งานสำคัญและเร่งด่วน 

• งานสำคัญและไม่เร่งด่วน 

• งานไม่สำคัญและเร่งด่วน 

• งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน 

ซึ่งการวัดความเร่งด่วนนั้นเราอาจจะวัดได้จากเดดไลน์ที่เข้ามา และแน่นอนครับถ้ามีหลายงานที่มีเดดไลน์เข้ามาทั้งหมดให้เราเลือกทำงานที่มีความสำคัญมากที่สุดโดยอาจใช้เกณฑ์ต่างๆเช่น งานนั้นมีผลกระทบต่อคนหมู่มากที่สุด ค่อยไปเจรจาต่อรองกับขยายเดดไลน์งานที่มีความสำคัญหรือมีผลกระทบน้อยกว่า หากทำงานไม่ทันนะครับ 

เทคนิคข้อที่ 3 ของการทำ To Do List คือ วางแผนงานที่ทำก่อน

เมื่อจัดลําดับความสําคัญของงานทั้งหมดแล้วคุณจะสามารถวางแผนงานในสิ่งที่ควรทำก่อนได้ง่ายมากๆครับ สำหรับงานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ให้ลองจัดการดูว่าเราสามารถนำงานเหล่านี้ไปทำวันอื่นได้ไหมหรือ ไม่ต้องทำเลยได้ไหมแล้วตัดทิ้งไป 

ส่วนงานที่เหลือให้จัดการดังนี้ครับ 

หากงานนั้น เป็นงานที่ทำได้และใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ให้ทำทันที!

หากงานนั้น เป็นงานมีคนอื่นสามารถทำแทนเราได้ หรือคนอื่นทำแล้วมีประสิทธิภาพมากกว่าเราก็ให้มอบหมายให้คนอื่นทำแทนครับ

หากงาน นั้นเป็นงานที่เราต้องทำเอง ให้ลองเอางานนั้นออกมาซอยเป็นอันใหญ่ๆที่ต้องทำในแต่ละอย่าง เช่น เตรียมเสนอข้อมูลตลาดรถยนต์คู่แข่งเพื่อเสนอผู้บริหาร ให้ซอยเป็น To Do List ย่อยๆ 1. หาข้อมูล 2. เขียนโครง 3. ใส่ข้อมูลใน Presentation 4. หาภาพประกอบ 5. ฝึกพูด 3 ครั้ง เป็นต้น

และสิ่งที่สำคัญคือพยายามแบ่งเวลาในการทำงาน To Do List แต่ละอย่าง เพื่อไม่ให้ทำงานกินเวลามากเกินไปในแต่ละงาน

เทคนิคข้อที่ 4 ของการทำ To Do List คือ ลงมือทำ

เมื่อเราได้ทำ To Do List ตามเทคนิคข้อ 1 ถึง 3 ไปแล้ว สิ่งต่อไปก็คือการลงมือทำตามแผนที่ได้วางเอาไว้ และเมื่อทำธุรกิจอันไหนเสร็จให้เราทำการขีดฆ่างานนั้นๆทิ้งไปครับ เพราะการขีดฆ่างานทิ้งไปนั้นจะเป็นหลักจิตวิทยาทำให้เรามีกำลังใจว่าวันนี้เนี่ยเราสามารถทำงานชิ้นนั้นได้เสร็จและเมื่อเราเห็นTo Do List ที่เหลืออยู่มันลดลงเรื่อยๆเราก็จะมีกำลังใจในการทำงานต่อเนื่องมากขึ้น 

เทคนิคข้อที่ 5 ของการทำ To Do List คือ ทบทวนงานที่เหลือค้างอยู่ในวันนั้นและวางแผนต่อในวันถัดไป 

ถึงแม้ว่าเราจะวางแผนได้ดีแค่ไหนและลงมือทำ To Do List จบวัน ผมก็เชื่อว่าจะมีงานบางอย่างที่ไม่เสร็จแต่ก็ไม่น่าจะเร่งด่วน เพราะเราได้ทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนมากกว่าไปก่อนหมดแล้วในวันนั้น 

ให้เอา To Do List ที่ค้างอยู่มาวางแผนต่อในวันถัดไปถ้าหากงานนั้นเป็นงานสำคัญมากก็ให้เริ่มทำงานนั้นตั้งแต่ต้นวัน 

นอกจากนี้ยังมีเทคนิคอื่นๆอีก เช่น

• นำกระดาษ To Do List ไว้ใกล้ๆตัว

  ทำให้เราสามารถมองหามันได้โดยง่ายเพื่อเป็นการเตือนเราว่ามีงานที่ค้างอยู่ณตอนนี้คืออะไรบ้าง,  

• การนำโพสอิท (Post It) ไปแป่ะไว้ตามสถานที่ต่างๆ

  เช่นนำโพสอิทแป่ะไว้หน้าตู้เย็นว่าดื่มน้ำตอนเช้าวันละ 1 ขวดและก่อนนอนวันละ 1 ขวด, นำโพสอิทแป่ะไว้หน้าจอคอมด้านล่างว่าจะต้องดึงรายงาน A, B, C ตอนเช้าเพื่อส่งงาน Routine ให้กับผู้บริหารทุกวัน

• พยายามนำมือถือหรือสิ่งเร้าต่างๆ ออกห่างจากตัวเอง

  ให้มากที่สุดเวลาทำงานในแต่ละชิ้นเพื่อที่จะได้โฟกัสงานนั้นๆให้ได้นานที่สุด อาจใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมงถึง 1 ชั่วโมงครึ่งในการกลับไปเช็คมือถือทีครับ 

สุดท้ายนี้ที่ผมแนะนำเป็นการทำ To Do List ในแบบฉบับของตัวผมเองซึ่งเราสามารถนำไปปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับตัวเองได้ครับ

ลิงค์ดาวน์โหลด Template To Do List

---

อ่านบทความดีๆบทอื่น

[สรุป+ไอเดีย]การเงินของพ่อรวยสอนลูก