9 เทคนิคการทำ Presentation ให้เด่นกว่าใคร

ในทำงานยุคใหม่เกือบทุกคนน่าจะเคยต้องทำสไลด์โดยใช้โปรแกรม Powerpoint มาแล้ว แต่หลายคนยังขาดทักษะการทำสไลด์อยู่มาก

และก็ยังห่างไกลกับคำว่าผู้ออกแบบสไลด์มือโปร แต่ถ้าหากเรารู้ 9 เทคนิคการทำ Presentation ให้เด่นกว่าใครนี้ได้ ก็จะทำให้สไลด์ของเราดูดีกว่าสไลด์ส่วนใหญ่แล้ว

1. คิดก่อนทำ

หลายคนออกแบบสไลด์ Presentation ด้วยการเปิดโปรแกรม Powerpoint ขึ้นมา แล้วก็ก๊อปข้อมูลมาแปะลงไปในสไลด์เปล่าๆอย่างไร้สติ ด้วยความอยากแชร์นู่นแชร์นี่จนข้อมูลท่วมจอ ผลลัพธ์ที่ออกมาคือสไลด์ไม่มีเรื่องราว จับประเด็นไม่ได้ คนฟังก็งง คนพูดก็งงยิ่งกว่า
หนึ่งในวิธีเริ่มต้นที่ดีคือ การใช้กระดาษโพสต์อิทที่เราสามารถเขียนประเด็นหลักๆลงไปใบละ 1 ประเด็น แล้วลองย้ายโพสต์อิทนั้นไปมาจนเกิดเป็นเรื่องราวที่ไหลลื่น เมื่อพอใจกับเรื่องราวแล้วจึงค่อยเปิดโปรแกรม Powerpoint หรือ Keynote ขึ้นมาครับ

2. อย่าห่วงเรื่องจำนวนสไลด์ให้มากนัก

การพูดจะยาวหรือสั้น น่าเบื่อหรือน่าสนใจ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนสไลด์ ถ้าสไลด์มันดี แม้จะมี 50 สไลด์ก็ไม่มีปัญหา ตราบใดที่สไลด์เหล่านั้นช่วยเสริมประเด็นที่คุณพูด แต่ถ้าสไลด์มันห่วย ต่อให้มีแค่ 5 สไลด์ก็อาจจะทำให้คนฟังทุกข์ทรมานได้

3. อย่ายัดเยียดข้อมูลเยอะเกินไป

ผมเคยโดนสั่งให้ยุบข้อมูลจาก 10 สไลด์เหลือเพียง 1 สไลด์ เพราะต้องการให้ “เรื่องทุกเรื่องจบภายในหน้าเดียว” จากที่เรามีเรื่องที่จะอยากพูด 10 เรื่องใน 10 สไลด์ คุณเอา 10 เรื่องมาอัดไว้ในสไลด์เดียว ผลลัพธ์ก็คือ “สภาวะสไลด์ไร้อากาศหายใจ” พอข้อมูลในแต่ละสไลด์เยอะ คนฟังก็จะต้องใช้พลังงานอย่างมหาศาลที่จะทำความเข้าใจสไลด์ของคุณ จนไม่มีสมาธิฟังสิ่งที่คุณพูดออกมาเลย

4. อย่าใส่ทุกคำที่จะพูดไว้ในสไลด์

ถ้าทำอย่างนี้คุณก็จะโดนมองได้ทันทีว่าขี้เกียจ ไม่ได้เตรียมตัวมา และไม่ได้เข้าใจสิ่งที่จะนำเสนอ เรื่องเล่าว่า พนักงานคนหนึ่งทำสไลด์สไตล์นี้ขึ้นเสนอให้เจ้านาย สไลด์แรก พนักงานคนนี้ก็เล่นอ่านทุกคำพูดที่อยู่บนสไลด์ พอขึ้นสไลด์ที่สองที่มีแต่คำพูดเหมือนกัน เจ้านายเลยสั่งลูกน้องให้หยุดพูด เจ้านายนั่งอ่านสไลด์เงียบๆ ประมาณ 15 วินาที แล้วก็บอกลูกน้องให้คลิกสไลด์แผ่นต่อไปแล้วก็นั่งอ่านเงียบ ๆ อีก แล้วก็บอกให้ลูกน้องคลิกแผ่นต่อไปเรื่อยๆ จนครบทุกสไลด์ เสร็จแล้วก็หันมาบอกลูกน้องว่า “ถ้าจะมาอ่านสไลด์ให้ผมฟังอย่างนี้ คุณก็ไม่ต้องมาพูดหรอก ผมอ่านเองเร็วกว่า”

สไลด์กับเอกสาร (Document) นั้นมีวัตถุประสงค์ต่างกัน ถ้าคุณจะใช้มันสำหรับอ่าน คุณก็แค่ส่งไฟล์เอกสารทางอีเมลไปให้เพื่อนร่วมงานก็พอแล้ว แต่ถ้าคิดจะใช้สไลด์เพื่อการนำเสนอก็ต้องลดคำพูดให้เหลือแต่คำสำคัญจริงๆ เท่านั้น

5. งดใช้สีแสบตา

เข้าใจครับว่าบางคนชอบสีแจ่มๆอย่าง ชมพู เขียว และเหลือง แต่อย่าลืมว่าสิ่งที่เห็นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์กับสิ่งที่เครื่องโปรเจ็กเตอร์ฉายออกไปมักจะไม่เหมือนกัน
สีสันสดใสนั้นใช้ได้ แต่ต้องใช้ให้เหมาะสม ถ้าคุณใช้อักษรสีเหลืองอยู่บนพื้นสีเขียว รับรองได้เลยว่าคนฟังจะแอบด่าคุณในใจ “คุณมาทำร้ายฉันทำไม”
หลักการสำคัญก็คือ จะใช้สีไหนไม่สำคัญ สำคัญที่ว่าใช้ออกมาแล้วมันอ่านง่าย สบายตาทั้งผู้พูดและผู้ฟังหรือไม่

6. ใช้ฟอนต์ให้ใหญ่เพียงพอ

กาย คาวาซากิ (Quy Kawasaki) อดีตผู้เผยแพร่นวัตกรรมองค์กร (Chief Evangelist) ของ Apple เคยบอกติดตลกไว้ว่า ก่อนที่คุณจะลงมือทำสไลด์ ให้ถามคนจัดประชุมก่อนว่า คนที่แก่ที่สุดที่จะมาฟังคุณพูดนั้นอายุเท่าไหร่ แล้วให้เอาอายุนั้นหารสอง ก็จะได้ขนาดของตัวอักษรที่คุณควรจะใช้ในสไลด์ เช่น ถ้าคนแก่สุดเป็นคนอายุ 40 ก็ควรจะใช้ตัวอักษรขนาด 20 pts หรือใหญ่กว่านั้น ไม่อย่างนั้นคุณอาจจะโดนกล่าวหาได้ว่ารังแกคนแก่
อีกทริคหนึ่งคือ เมื่อทำสไลด์เสร็จแล้วให้ลุกขึ้นแล้วเดินมายืนหลังเก้าอี้ จากนั้นก็ดูว่าเราสามารถอ่านเนื้อหาในสไลด์ได้อย่างสบายๆ หรือไม่

7. ไม่ใส่อะไรที่ดูฟรุ้งฟริ้งเกินไป

หลายคนชอบทำสไลด์ออกมาให้มีลูกเล่นและมีสีสันแต่สิ่งที่สำคัญมากกว่าการทำสไลด์ให้สวยคือการทำให้สไลด์ให้ “ดูง่าย อ่านง่าย เข้าใจง่าย”
หลายคนเหลือเกินที่เมามันกับการใช้”ของเล่น”ต่างๆ ที่มีในโปรแกรม Powerpoint จนเกินพอดี ทั้งการทำแอนิเมชั่นให้ตัวหนังสือหรือรูปภาพวิ่งเฟี้ยวฟ้าวไปมาชวนเวียนหัว หรือการทำกราฟเป็นภาพสามมิติ ทั้งๆ ที่แบบสองมิติธรรมดาดูง่ายกว่ากันตั้งเยอะ หรือใช้ WordArt หรือ ClipArt ที่มีมาตั้งแต่สมัย Windows 98 ที่บ่งบอกได้เลยว่าคุณ “เชย” แค่ไหน
จงระลึกไว้เสมอว่า ของเล่นที่ใช้ไม่เป็นจะทำให้สไลด์ของคุณดูเหมือน”ของเล่น”ด้วยเช่นกัน

8. ลองเอา bullet point ออกไปจากชีวิตเสียบ้าง

คุณเคยเห็นสตีฟ จ๊อบส์ ใช้ bullet points มั้ยครับ ผมก็ไม่เคยเห็นเหมือนกัน และในสไลด์ของพวกนักพูดในงานระดับโลกอย่าง TED ก็มักจะไม่มี bullet points เช่นกัน
การมี bullet points ช่วยให้เรานำเสนองานได้ง่ายขึ้นไม่ต้องเตรียมตัวเยอะ เพราะมันจะเป็นเครื่องช่วยจำให้เราอยู่แล้ว แต่ถ้าอยากให้การพรีเซนต์ของคุณเจ๋งจริงๆ ต้องลองทำสไลด์แบบไม่มี bullet points ดูนะครับ

9. ใช้รูปภาพช่วยเล่าเรื่อง

สิ่งที่เราเล่า Presentation ไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความทั้งหมด เป็นรูปภาพบ้างก็ได้ เพราะรูปภาพนั้นสามารถสื่ออารมณได้ดีมากๆ

หวังว่าเพื่อนๆจะได้รับประโยชน์ เทคนิคการทำ Presentation นี้ไปไม่มากก็น้อยในการประยุกต์เข้างานปัจจุบันนะครับ