คุณคงเคยได้ยินนะครับว่า หลายๆคนมักบ่นว่า “ไม่มีเวลา” ทั้งๆที่เวลาเป็นทรัพยากรที่ยุติธรรมที่สุดในโลกเพราะทุกๆคนต่างมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน ไม่ว่าเขาคนนั้นจะรวยหรือจน อ้วนหรือผอม ผู้หญิงหรือผู้ชาย ก็มีเวลาเท่ากันทั้งหมด
และคุณคงเคยเห็นนะครับว่า ทำไมบางคน ถึงทำอะไรได้เยอะแยะเต็มไปหมดทั้งงานประจำ งานส่วนตัว ทำอาชีพเสริม ออกกำลังกาย พักผ่อน ทำงานอดิเรก นั่งสมาธิ ไปเที่ยว เล่นดนตรี และอื่นๆอีกมากมาย แต่บางคนกลับทำงานทั้งวัน แต่ก็ยังนำงานกลับไปทำที่บ้านวันเสาร์ อาทิตย์อีก
ในบทความนี้จะนำ 10 เคล็ดลับง่ายๆในการบริหารเวลาให้ชีวิตดีขึ้นมาฝากกันครับ
สารบัญ
1.ตื่นนอนตอนเช้า
แน่นอนครับ ว่าการตื่นนอนตอนเช้าทำให้เรามีเวลามากกว่า มีเวลาวางแผนมากกว่า มีเวลาทำงานส่วนตัวมากกว่าคนอื่น อาจเอาเวลาเหล่านี้มาออกกำลังกายนั่งสมาธิทานอาหารกับครอบครัวหรือวางแผนงานที่สำคัญของชีวิต เพราะในช่วงเช้าเราจะมีสมาธิมากที่สุดจึงควรทำงานที่สำคัญมากๆ
ลองคิดดูง่ายๆนะครับสมมุติว่าถ้าเราสามารถตื่นเช้ากว่าคนอื่นได้ 2 ชั่วโมงใน 1 ปี มี 365 วัน เราก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้น 2 x 365 = 730 ชั่วโมง ถ้าคิดเป็นจำนวนวันก็คือ 730 / 24 ได้ประมาณ 30 วัน เพิ่มขึ้นนั้นเอง หรืออาจกล่าวได้ว่าเราได้เวลาเพิ่มขึ้นมา 13 เดือนใน 1 ปีนั่นเองครับ
แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการจัดการของแต่ละคนด้วย เพราะต้องพิจารณาความสัมพันธ์การนอนกับงานของตัวเอง
2.จัดตารางเวลา
ตารางเวลานั้นถือว่าเป็นแผนขั้นต้นที่เราควรจะมองเพราะเราจะได้เห็นภาพรวมว่าวันนั้นๆเราจะมีทรัพยากรเวลาทั้งหมดที่เราเหลืออยู่นั้นเป็นเท่าไหร่ และให้เขียนออกมาว่าในวันนั้นๆเรามีงานสำคัญอะไรที่เราต้องทำบ้าง โดยให้พยายามวางงานที่ใช้ความคิดหรือใช้ไอเดียสร้างสรรค์ไว้ในช่วงเช้า (เพราะช่วงเช้านั้นสมาธิสูง) ส่วนงานที่เป็นระบบหรืองานที่ทำแบบสบายๆให้วางไว้ช่วงบ่าย ดีกว่าที่เราจะมาทำนั่งทำงานไปเรื่อยๆจนหมดวันแล้วมาบ่นว่าเวลาไม่พอ
3.เรียงลำดับความสำคัญ
เมื่อเรารู้ทรัพยากรเวลาทั้งหมด รู้งานทั้งหมดที่ต้องทำแล้ว ไปเริ่มเรียงลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด เพราะในชีวิตเรามีสิ่งที่จะทำอะไรเป็นหลายล้านอย่างที่ต้องทำ แต่เราจะต้องรู้ว่างานแต่ละชิ้นมีความสำคัญไม่เท่ากัน
จริงๆมีบทความทางวิชาการหรือหนังสือชื่อดังอย่าง Stephen Covey ได้จัดกลุ่มประเภทของกิจกรรมแบบง่ายๆในชีวิตออกเป็น 4 ประเภท ไว้ในหนังสือ 7 Habits of Highly Effective People
- งานสำคัญและเร่งด่วน เช่น งานที่ได้รับมอบหมายมาจากเจ้านายมีเดดไลน์ต้องส่งภายในไม่กี่วันนี้
- งานสำคัญและไม่เร่งด่วน มักเกี่ยวกับกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ออนาคตของตัวเรา เช่น การออกกำลังกาย การอ่านหนังสือพัฒนาตัวเอง การวางแผนเกี่ยวกับอนาคต
- งานไม่สำคัญและเร่งด่วน เช่น งานที่เป็นธุระที่ผู้อื่นฝากให้ทำ (ควรลดงานกลุ่มนี้ให้มากที่สุด)
- งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น การเล่นสื่อโซเชียล Facebook Instagram ดู Netflix (ควรลดงานกลุ่มนี้ให้มากที่สุดเช่นกัน)
ซึ่งหัวใจหลักๆของการแบ่งประเภทงาน 4 ประเภทนี้คือพยายามลดงาน 2 กลุ่มหลัง คือ งานไม่สำคัญออกไป และมาเพิ่มเวลาให้กับงานที่สำคัญโดยเฉพาะในงานกลุ่มที่ 2 คืองานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เพราะเกี่ยวข้องกับอนาคตของความก้าวหน้าของตัวเราเอง
คนส่วนใหญ่มักจะติดกับดับข้อที่ 3 คืองานไม่สำคัญและเร่งด่วน เพราะถูกแรงกดดันจากคนอื่นเร่งให้ทำ
4.แบ่งเวลางานและเวลาส่วนตัวให้เหมาะสม
การแบ่งเวลางานและเวลาส่วนตัวให้เหมาะสมนั้นถือว่าเป็นวิธีการที่ดีมากๆเพราะว่า เราจะสามารถพัฒนาทั้งความก้าวหน้าในด้านการงาน การเงิน ความมั่งคั่งได้ดีมากขึ้น รวมถึงความสัมพันธ์ทางคนในครอบครัวได้ดีขึ้น
คนส่วนใหญ่มักคิดถึงความก้าวหน้าในหน้าที่การงานมากเกินไปจนทำให้ลืมความสัมพันธ์ของคนในครอบครัว ซึ่งวิธีการนี้จะไม่เป็นผลดีในระยะยาว (หากบริษัทไม่มีคุณ เขาก็สามารถหาคนอื่นมาทำงานคุณได้ แต่คนในครอบครัวหากเสียคุณไปจะไม่มีวันสามารถกลับคืนมาได้อีกเลย) ดังนั้นต้องแบ่งเวลาให้เหมาะสม
5.โฟกัสกับงานที่ทำในแต่ละอย่างหนึ่งร้อยเปอร์เซ็นต์
หลังจากที่เรารู้แล้วว่าเราจะต้องทำงานอะไรและมีเวลาในการทำงานชิ้นงานเท่าไหร่ ให้เราโฟกัสกับงานนั้นหนึ่งร้อยเปอร์เซ็นต์ โดยการตัดสิ่งรบกวนภายนอกออกให้หมด เช่นการนำมือถือวางไว้ห่างจากตัวหรือการปิด Notification
คนส่วนใหญ่มักพลาดเมื่อมีอีเมลส่งเข้ามาก็จะเปิดอีเมลอ่านทันทีซึ่งถือว่าเป็นการรบกวนการทำงานในสิ่งนั้นๆที่เรากำลังทำอยู่ เทคนิคการเช็คอีเมลสามารถทำได้ดังนี้คือ
- แบ่งช่วงเวลาในการเช็คอีเมล แทนที่เราจะมาเช็คตลอดเวลาให้เปลี่ยนเป็นวันหนึ่งเราจะกำหนดเวลาเช็ค 3 รอบเป็นต้น
- จัดเก็บ Mailbox ให้สะอาด นอกจากจะเป็นการทำไม่ให้เราตกหล่นแล้ว ยังทำให้สามารถกลับมาค้นหาได้ง่ายมากขึ้นด้วย อาจจะแบ่ง Folder เป็น to do , Archives
- “Two Minutes Rules” แนวคิดจาก David Allen ผู้แต่งหนังสือเรื่อง Getting Things Done โดยมีในหนังสือเล่มนี้ไอเดียแนะนำว่าถ้างานไหนสามารถทำให้จบได้ภายใน 2 นาทีก็ให้ตัดใจทำงานชิ้นนั้นให้เสร็จเลย เช่นหากเราอ่านอีเมล์แล้วสามารถตอบให้จบได้ภายใน 2 นาทีก็ให้จัดการเลย ดีกว่าที่เราจะนำอีเมลนั้นไปเก็บแล้วมาทำต่อภายหลังซึ่งอาจจะใช้เวลานานมากกว่า 2 นาทีก็เป็นได้ และสำหรับอีเมลที่ใช้เวลานานกว่านั้นก็ให้นำมาเก็บไว้ใน To Do List ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นครับ
6.หาตัวช่วยหรือมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำแทน
- กระจายงาน หากคุณทำงานเป็นทีหรือทำงานในบริษัท การส่งต่องานให้กับคนที่สามารถทำงานได้จะเป็นการลดภาระหน้าที่ของคุณเพื่อที่คุณจะสามารถไปโฟกัสกับงานอื่นที่เหมาะกับคุณได้มากกว่า
- ใช้เทคโนโลยี ในสมัยนี้มีเทคโนโลยีมากมายที่สามารถทำให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วและมีประสิทธิภาพอีกด้วย
- เรียนรู้จากผู้มีประสบการณ์ หนังสือ ในการทำงานบางอย่างถ้าคุณสามารถปรึกษากับผู้มีประสบการณ์ในงานนั้นๆจะสามารถช่วยลดเวลาในการทำงานของคุณได้อย่างมาก คุณอาจศึกษาเทคนิคต่างๆในการทำงานชิ้นนั้นผ่านการอบรมหรือการอ่านหนังสือก็ได้
- จ้างผู้เชี่ยวชาญ สำหรับงานบางอย่างถ้าหากเราทำไม่ได้เราควรจะจ้างผู้เชี่ยวชาญดีกว่าครับ แล้วเอาเวลาของเราไปลงเวลา ลงแรงไปทำงานอย่างอื่นที่เราถนัดแต่ได้ผลตอบแทนมากกว่า
7.ลดเวลาจากสิ่งที่ไม่ควรเสียเวลา
เราลองพิจารณากันดูดีๆนะครับว่า กิจกรรมหลายๆอย่างที่เราเสียเวลาไปโดยใช่เหตุเราจะสามารถบริหารจัดการกับมันอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
- การเดินทาง สำหรับคนที่อยู่ในเมือง ผมเชื่อว่าในการเดินทางแต่ละครั้งจะเสียเวลาค่อนข้างมากในแต่ละวัน ให้เราลองมาคิดดูว่าเราจะสามารถบริหารเวลาในการเดินทางอย่างไรได้บ้าง เช่นการเปลี่ยนที่พัก(เช่าหอ), การปรับเปลี่ยนเวลาเดินทางในช่วงที่รถติด, ตรวจสอบสภาวะจราจรผ่าน Google Map ในขณะนั้นหากรถติดมากเราก็อาจจะทำงานอื่นในสถานที่ทำงานตอนนั้นก่อน, หรือหากต้องเดินทางจริงๆก็ให้ลองคิดดูว่าเวลาในขณะเดินทางเราสามารถทำงานอะไรได้บ้างง่ายๆ เช่น เช็คอีเมล เป็นต้น
- เตรียมตัวให้พร้อม ในการทำงานเอกสารต่างๆที่ให้ตรวจสอบให้ครบถ้วนเพราะ หากมีการส่งเอกสารไปแล้วแล้วไม่ครบคงจะเสียเวลาในการต้องมาดำเนินการใหม่ทั้งหมด
- การเล่นสื่อโซเชียล ทุกวันนี้คงต้องบอกว่าสื่อโซเชียลสำหรับทุกคนนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ แต่ถ้าหากเราสามารถจัดการลดเวลาการเล่นกับมันโดยอาจแบ่งเวลาการเล่นสื่อเหล่านี้ ก็จะสามารถเพิ่มเวลาไปทำงานอย่างอื่นได้เยอะมากครับ
8.หาเวลาพักเบรคย่อยๆ
ถึงแม้ว่าคุณจะวางแผนในการทำงานดีแค่ไหนคุณก็ควรจะใส่เวลาพักเข้าไปในสล็อคเวลาการทำงานของคุณด้วยเพราะการทำงานต่อเนื่องติดๆกันจะทำให้ลดประสิทธิภาพในการทำงาน เกิดความเครียดขึ้นมาด้วย
อาจใช้เวลาพักเบรคสั้นๆเช่น 5-10 นาทีเพื่อพักจากการทำงานบนหน้าจอคอมไปเข้าห้องน้ำล้างหน้าหรือออกไปเดินเล่นสักพักแล้วกลับมาไปทำให้สมองรู้สึกสดชื่นและทำให้มีประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้น
9.วางแผนฉลองความสำเร็จ
ข้อนี้เป็นการสร้างพลังใจให้กับตัวเองครับเพราะการทำงานบางอย่างเสร็จแล้วแต่เราต้องลุยงานอื่นต่อไปเรื่อยๆเราอาจจะมีความรู้สึกว่างานทำเท่าไหร่ก็ไม่หมดสักที เราจึงควรทำการฉลองความสำเร็จแบบเล็กๆเพื่อให้มีกำลังใจในการทำงานต่อไป เช่นกินขนมเล็กๆน้อยๆที่ตัวเองชอบ หรือฟังเพลงที่ตัวเองชอบเพลง
10.ตรวจสอบสิ่งที่ทำอยู่
ในขณะที่เราทำงานแต่ละชิ้นไปเรื่อยๆ เมื่อจบวันไปงานบางอย่างที่สำคัญและเร่งด่วนในวันนี้อาจจะไม่ได้สำคัญเร่งด่วนอีกต่อไปแล้ว ดังนั้นแผนงานในแต่ละวันเมื่อจบวันไปให้เราลองมาทบทวนดูว่างานที่คงเหลืออยู่ในแต่ละชิ้นนั้น ตอนนี้เรายังคงต้องทำงานชิ้นนั้นอยู่อีกหรือไม่
สุดท้ายนี้เวลาเป็นสิ่งมีค่า และเวลาไม่เคยย้อนกลับมา ดังนั้นเราไม่ควรปล่อยเวลาให้หมดไปโดยเปล่าประโยชน์ เราจึงจำเป็นต้องบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายชีวิตที่เราต้องการและความสุขยั่งยืนในระยะยาวครับ
แนะนำบทความที่น่าสนใจ